Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

nach Art. 28 DSGVO · Stand: 23. September 2026 · Version 2026.8

Präambel

Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag („AVV“) regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten, die der Kunde („Verantwortlicher“) durch den Einsatz der rinqo-Plattform von rinqo („Auftragsverarbeiter“) verarbeiten lässt. Er wird mit Vertragsschluss automatisch Bestandteil des Hauptvertrags (AGB) und erfüllt die Anforderungen des Art. 28 Abs. 3 DSGVO.

Auftragsverarbeiter: Sven Pflüger, Geschäftsbezeichnung „rinqo“, Schusterstraße 40, 79098 Freiburg im Breisgau, Deutschland, privacy@rinqo.de. Kontaktperson für Datenschutzanfragen: siehe Datenschutzerklärung, Abschnitt 2.

1. Gegenstand und Dauer der Verarbeitung

Gegenstand ist die Bereitstellung der rinqo-Plattform zur Erstellung und zum Betrieb von Chat-Agenten, Telefon-Agent, E-Mail-Agenten und dem Persönlichen Agenten. Die Dauer der Verarbeitung entspricht der Laufzeit des Hauptvertrags und endet mit Vertragsbeendigung zuzüglich der in Abschnitt 11 geregelten Nachlauffristen.

2. Art und Zweck der Verarbeitung

Bereitstellung der Plattform, Speichern und Abrufen von Kundenkonfigurationen;
Entgegennahme und Beantwortung von Kommunikation über Chat-Agenten, Telefon-Agent und E-Mail-Agenten im Auftrag des Verantwortlichen;
Anreicherung von Antworten aus der Wissensdatenbank des Verantwortlichen (Retrieval-Augmented-Generation);
Erstellung von Gesprächszusammenfassungen, Kontaktverwaltung, Lead-Erfassung;
Telefonnummern-Provisionierung und Abrechnung nutzungsabhängiger Entgelte (Credits, Minuten);
Logging, Monitoring und Fehleranalyse zur Absicherung des Plattform-Betriebs.

3. Art der personenbezogenen Daten

Stammdaten (Name, Firmenzugehörigkeit, Rolle);
Kontaktdaten (E-Mail, Telefonnummer, Postanschrift);
Kommunikationsinhalte (Chat-Nachrichten, Telefon-Transkripte, optionale Audio-Aufzeichnungen, E-Mail-Inhalte, Anhänge);
technische Metadaten (IP-Adresse, User-Agent, Zeitstempel);
vom Verantwortlichen gesperrte Rufnummern, E-Mail-Adressen und E-Mail-Domains (Spamschutz);
frei formulierte Inhalte der Wissensdatenbank (können personenbezogene Daten enthalten, soweit vom Verantwortlichen hochgeladen).

Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO werden nur nach individueller Zusatzvereinbarung verarbeitet (vgl. AGB Abschnitt 2).

4. Kategorien betroffener Personen

Kundinnen, Kunden und Interessenten des Verantwortlichen;
Website-Besucherinnen und -Besucher des Verantwortlichen;
Anruferinnen und Anrufer;
E-Mail-Absenderinnen und -Absender;
Mitarbeitende des Verantwortlichen, soweit sie die Plattform oder ihre Ausgaben nutzen.

5. Ort der Verarbeitung und Sitz der beteiligten Unternehmen

(1) Die von rinqo und seinen Unterauftragnehmern nach Abschnitt 7 durchgeführte Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten findet ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union statt. Die primäre Verarbeitung und Persistenz erfolgt in Deutschland (Hetzner Online GmbH, Falkenstein und Nürnberg).

(2) Sämtliche in Abschnitt 7 aufgeführten Sub-Prozessoren haben ihren Sitz in der Europäischen Union und werden nicht von einem Unternehmen mit Sitz außerhalb der Union beherrscht. Bei der Verarbeitung nach Absatz 1 übermittelt rinqo keine personenbezogenen Daten in ein Drittland.

(3) Verbindet der Verantwortliche eigene Anwendungen mit der Plattform, etwa einen Kalender oder ein System zur Kundenverwaltung, überträgt rinqo Daten nur auf dokumentierte Weisung und im freigegebenen Umfang. Beauftragt der Verantwortliche den Anbieter selbst und wird dieser nicht von rinqo als Unterauftragnehmer eingesetzt, gehört er nicht zum Verzeichnis nach Abschnitt 7. Die datenschutzrechtliche Rolle richtet sich nach der tatsächlichen Verarbeitung und Beauftragung; ein eigener API-Schlüssel allein entscheidet darüber nicht. Bei einer Übermittlung in ein Drittland müssen die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO vor der Übermittlung nachweisbar erfüllt sein. Standardvertragsklauseln nach dem Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 oder das EU-US Data Privacy Framework können nur herangezogen werden, wenn ihre jeweiligen Voraussetzungen im konkreten Fall vorliegen. Die eigenen Pflichten von rinqo bleiben unberührt. Die Auswahl einer Verbindung allein ersetzt diese Prüfung nicht.

6. Weisungsbefugnis

(1) rinqo verarbeitet personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen. Die Konfiguration der Plattform durch den Verantwortlichen (Datenschutzeinstellungen, Speicherdauer, aktivierte Funktionen, ausgewählte Sub-Prozessoren für optionale Integrationen) gilt als Weisung.

(2) Einzelne Weisungen können an privacy@rinqo.de gerichtet werden.

(3) rinqo informiert den Verantwortlichen unverzüglich, wenn eine Weisung nach seiner Auffassung gegen die DSGVO oder andere Datenschutzvorschriften verstößt, und darf die Ausführung bis zur Klärung aussetzen.

(4) Die Weisungsbindung nach Abs. 1 gilt auch für die Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation, sofern nicht das Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem rinqo unterliegt, rinqo zu einer solchen Verarbeitung verpflichtet; in einem solchen Fall teilt rinqo dem Verantwortlichen diese rechtliche Anforderung vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht eine solche Mitteilung nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet (Art. 28 Abs. 3 lit. a DSGVO).

7. Unterauftragnehmer (Sub-Prozessoren)

(1) Die vollständige und namentliche Liste aller Sub-Prozessoren führt je Eintrag die Firmierung, den Verarbeitungsort, die Datenkategorien und den Stand des Auftragsverarbeitungsvertrages auf. Für vom Verantwortlichen selbst beauftragte Anwendungen gilt Abschnitt 5 Absatz 3. Wir stellen sie jedem Kunden im geschützten Kundenbereich sowie auf Anfrage bereit (Art. 28 Abs. 2 DSGVO). Einen Überblick ohne Nennung der einzelnen Anbieter bietet app.rinqo.de/sub-processors. Der Verantwortliche genehmigt mit Vertragsschluss den Einsatz der jeweils aktuell gelisteten Sub-Prozessoren im Sinne von Art. 28 Abs. 2 DSGVO. rinqo erlegt jedem Sub-Prozessor im Wege eines Vertrags dieselben Datenschutzpflichten auf, die in diesem AVV festgelegt sind, insbesondere hinreichende Garantien für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 28 Abs. 4 Satz 1 DSGVO).

(2) Die Hinzuziehung oder der Wechsel eines Sub-Prozessors wird dem Verantwortlichen mindestens 30 Tage vor dem ersten produktiven Einsatz aktiv per E-Mail an die registrierte Account-Adresse angekündigt. Der Verantwortliche kann innerhalb dieser Frist aus datenschutzrechtlich begründeten, nachprüfbaren Gründen widersprechen.

(3) Widerspricht der Verantwortliche berechtigt, wird rinqo sich bemühen, eine einvernehmliche Lösung zu finden. Ist dies nicht möglich und handelt es sich um einen technisch nicht ersetzbaren Sub-Prozessor, hat der Verantwortliche das Recht zur außerordentlichen Kündigung des betroffenen Leistungsteils ohne weitere Kosten.

(4) Als optional ausgewiesene Sub-Prozessoren werden nur für die jeweils freigeschalteten Funktionen eingesetzt. Zweck, Datenkategorien und Vertragsstand ergeben sich aus dem Verzeichnis nach Absatz 1. Die Aktivierung einer Funktion ersetzt weder einen erforderlichen Vertrag noch die Genehmigungs- und Informationspflichten nach diesem AVV.

8. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)

rinqo setzt nachfolgende Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO ein. Die Liste wird mindestens einmal jährlich überprüft und auf Wunsch in der jeweils aktuellen, audit-fähigen Fassung bereitgestellt.

8.1 Vertraulichkeit

Physische Zutrittskontrolle der Hetzner-Rechenzentren (ISO/IEC 27001, Vereinzelungsanlagen, Videoüberwachung, 24/7-Sicherheit);
Zugangskontrolle: rollenbasierte Authentifizierung (Owner/Admin/Member), verpflichtend Passwort-Manager, optionale 2-Faktor-Authentifizierung, Ausschluss bekannter kompromittierter Passwörter (zxcvbn), Session-Expiry;
Zugriffskontrolle: organisationsbezogene Mandantenisolation auf DB-Ebene, erzwungene organizationId-Filter in allen Queries, Audit-Logs für privilegierte Aktionen, bcrypt-12 für Passwörter, AES-256-GCM für gespeicherte Credentials und API-Schlüssel.

8.2 Integrität

Übertragungsverschlüsselung mit TLS 1.3, SIP/SRTP für Telefonie, WSS für Media Streams;
Eingangsvalidierung aller API-Endpunkte mit Zod-Schemata; Content-Length-Limits; HTML-Sanitization von Nutzereingaben;
CSRF-Schutz auf allen state-ändernden Requests;
Rate-Limiting (Redis-backed, IP- und Account-basiert), Account-Lock nach fünf Fehlversuchen;
vollständige Audit-Logs für datenschutzrelevante Aktionen (Speicherdauer 365 Tage).

8.3 Verfügbarkeit und Belastbarkeit

Tägliche automatisierte Sicherungen der Datenbank und des Wissensspeichers, 30 Tage rollierend; zusätzlich eine tägliche, bereits vor dem Verlassen des Servers verschlüsselte Kopie auf einem getrennten Speicher bei Hetzner innerhalb der Europäischen Union;
Graceful-Degradation-Strategie: Plattform bleibt bei Ausfall einzelner Subsysteme (Redis, Qdrant, LLM) grundfunktional, optionaler LLM-Failover auf einen Pure-EU-KI-Anbieter (nur aktiv, wenn der Failover-Schlüssel gesetzt ist);
Uptime-Monitoring über einen EU-Überwachungsdienst, zusätzlich eine eigene Prüfung auf dem Server, Alarmierung per E-Mail;
DDoS-Schutz auf Netz-Ebene durch den Hosting-Anbieter (Hetzner); Applikations-Schutz (Rate-Limiting, Eingangs-Validierung, Bot-Erkennung) in der Anwendung selbst. Ein externer Dienst zur Auslieferung oder Weiterleitung ist nicht in den Datenverkehr eingebunden.

8.4 Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung

Jährliche Security-Reviews und Dependency-Audits;
Pseudonymisierung / Minimierung personenbezogener Daten in Logs und Error-Tracking (PII-Scrubbing; das Error-Tracking läuft self-hosted auf eigener Infrastruktur, ohne Übertragung an einen externen Dienst);
Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 35 DSGVO) für den Hauptprozess liegt vor und wird bei wesentlichen Änderungen aktualisiert;
Incident-Response-Playbook mit 24-Stunden-Erstmeldekette und 72-Stunden-Meldeschwelle nach Art. 33 DSGVO.

9. Pflichten des Auftragsverarbeiters

Verarbeitung ausschließlich zu den vereinbarten Zwecken und auf dokumentierte Weisung;
Verpflichtung der eingesetzten Personen auf Vertraulichkeit (Art. 28 Abs. 3 lit. b DSGVO);
Unterstützung des Verantwortlichen bei Betroffenenrechten (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch);
Unterstützung bei Datenschutz-Folgenabschätzungen (Art. 35) und vorheriger Konsultation (Art. 36);
unverzügliche Meldung von Datenschutzverletzungen an den Verantwortlichen (ohne schuldhaftes Zögern, spätestens 48 Stunden nach Kenntnis), damit der Verantwortliche die Frist von 72 Stunden aus Art. 33 DSGVO einhalten kann;
Führung eines Verzeichnisses der Kategorien von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 Abs. 2 DSGVO.

10. Berufsgeheimnisträger (§ 203 StGB)

Dieser Abschnitt richtet sich an Rechtsanwälte, Ärzte, Psychotherapeuten, Steuerberater, Notare, Apotheker, Hebammen, Sozialarbeiter und weitere Berufsgruppen, die einer strafbewehrten Schweigepflicht nach § 203 StGB unterliegen.

Grundregel: Die Weitergabe geschützter Daten an Dritte, zu denen auch Cloud-Dienste wie rinqo zählen, ist nur mit Einwilligung der betroffenen Person oder auf Basis einer gesetzlichen Regelung (§ 203 Abs. 3 StGB sowie die jeweils einschlägigen berufsrechtlichen Vorschriften) zulässig. Für Rechtsanwälte gelten insbesondere § 43e BRAO und § 2 Abs. 3 BORA, für Steuerberater § 62a StBerG. Für Ärzte ist daneben die Berufsordnung der zuständigen Ärztekammer maßgeblich; § 9 Abs. 4 MBO-Ä enthält hierzu eine Musterregelung für mitwirkende Personen. Die Entscheidung über den Einsatz trifft der Verantwortliche. Die eigenen Pflichten von rinqo bleiben unberührt.

Der Verantwortliche versichert mit Nutzung der rinqo-Agenten für berufsgeheimnispflichtige Kommunikation, dass

die betroffenen Personen (Mandanten, Patienten, Klienten) in den Einsatz des KI-Agenten und die damit verbundene Datenverarbeitung durch rinqo als technische Dienstleisterin ausdrücklich eingewilligt haben, oder
eine gesetzliche oder standesrechtliche Grundlage die Einbindung externer Dienstleister ohne Einzeleinwilligung erlaubt, und
der Verantwortliche die Einwilligung bzw. die Rechtsgrundlage dokumentiert und auf Anfrage nachweisen kann.

Verpflichtung von rinqo (§ 203 Abs. 4 StGB sowie, je nach Berufsgruppe, § 43e Abs. 3 BRAO oder § 62a Abs. 3 StBerG): rinqo verpflichtet sich zur Geheimhaltung aller geschützten Geheimnisse, die rinqo im Rahmen der Leistungserbringung für Berufsgeheimnisträger bekannt werden, auch nach Ende dieses Vertrages. rinqo wird auf die strafrechtlichen Folgen einer unbefugten Offenbarung hingewiesen: § 203 Abs. 4 StGB sieht Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe vor; in den Fällen des Absatzes 6 beträgt die Freiheitsstrafe bis zu zwei Jahre oder es wird Geldstrafe verhängt. rinqo belehrt sämtliche mitwirkenden Personen über die strafrechtlichen Folgen einer Pflichtverletzung und verpflichtet sie zur Geheimhaltung.

rinqo verschafft sich Kenntnis von fremden Geheimnissen nur, soweit dies zur Erfüllung dieses Vertrages erforderlich ist (§ 43e Abs. 3 Satz 2 Nr. 2 BRAO bzw. § 62a Abs. 3 Satz 2 Nr. 2 StBerG).

rinqo ist befugt, zur Erfüllung dieses Vertrages weitere Personen heranzuziehen. rinqo verpflichtet diese Personen in Textform zur Verschwiegenheit und belehrt sie über die strafrechtlichen Folgen einer Pflichtverletzung (§ 43e Abs. 3 Satz 2 Nr. 3 BRAO bzw. § 62a Abs. 3 Satz 2 Nr. 3 StBerG). Soweit das einschlägige Berufsrecht eine schriftliche Verpflichtung verlangt, erfüllt rinqo auch diese Anforderung. Die Regelungen zur Genehmigung von Unterauftragnehmern in Abschnitt 7 bleiben unberührt. Dieselbe Verpflichtung erlegt rinqo den eingesetzten Sub-Prozessoren auf, soweit sie mit geschützten Geheimnissen in Berührung kommen können.

rinqo haftet nicht für Verstöße des Verantwortlichen gegen § 203 StGB oder gegen berufsständische Verschwiegenheitspflichten. Die Entscheidung, KI-Agenten für berufsgeheimnispflichtige Kommunikation einzusetzen, trifft der Verantwortliche. Sie unterliegt denselben berufsrechtlichen Anforderungen wie die Einbindung jedes anderen externen Dienstleisters. Eigene Pflichtverletzungen von rinqo sind hiervon nicht erfasst; Abschnitt 14 bleibt unberührt.

11. Löschung und Rückgabe

(1) Nach Beendigung der Plattformnutzung werden alle personenbezogenen Daten innerhalb von 30 Tagen gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (§§ 147 AO, 257 HGB) oder eine Zustimmung des Verantwortlichen zur kurzen Weiterverwendung für Backups bestehen.

(2) Backup-Medien werden nach ihrem Rotationszyklus (max. 30 Tage) automatisch überschrieben; der Verantwortliche gilt insoweit als zustimmend informiert.

(3) Vor Löschung kann der Verantwortliche einen Daten-Export unter hello@rinqo.de anfordern (CSV/JSON); rinqo stellt ihn innerhalb von 14 Tagen ab Zugang der Anfrage bereit. Nicht umfasst sind von rinqo erzeugte abgeleitete Strukturen (Einbettungen, Vektor-Indizes). Eine individuelle Datenrückgabe auf physischem Datenträger bieten wir nur in Enterprise-Verträgen an.

12. Nachweis- und Kontrollrechte

(1) rinqo stellt dem Verantwortlichen auf Anfrage alle zur Einhaltung der Art. 28 und 32 DSGVO erforderlichen Informationen zur Verfügung. Hierzu zählen insbesondere das aktuelle TOM-Dokument, die Sub-Prozessor-Liste und ein Export der für den Verantwortlichen geführten Audit-Logs.

(2) Vor-Ort-Kontrollen sind nach angemessener Vorankündigung (mindestens 14 Tage, im Regelfall höchstens einmal jährlich) zu den üblichen Geschäftszeiten zulässig und werden vorrangig durch Einsichtnahme in Zertifikate (ISO/IEC 27001 bei Sub-Prozessoren) oder digitale Remote-Audits ersetzt. Bei konkretem Anlass, insbesondere nach einer Datenschutzverletzung im Sinne von Art. 33 DSGVO oder auf Anordnung einer Aufsichtsbehörde, sind Kontrollen auch anlassbezogen und ohne Beschränkung auf den Jahresturnus zulässig. Aufwendungen für ergänzende Vor-Ort-Audits trägt der Verantwortliche.

13. Eigene Informations- und Hinweispflichten des Verantwortlichen

Als Verantwortlicher nach Art. 4 Nr. 7 DSGVO trifft den Verantwortlichen gegenüber den betroffenen Personen

die Informationspflicht aus Art. 13 DSGVO;
die Einwilligungspflicht aus § 25 TDDDG bei Zugriff auf Endgeräte (z.B. Chat-Widget-Storage);
die Einwilligungs- und Transparenzpflichten bei Telefonaufzeichnung nach § 201 StGB und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO;
die KI-Transparenz- und Kennzeichnungspflichten nach Art. 50 Verordnung (EU) 2024/1689, seit dem 2. August 2026 verbindlich;
die Pflicht zur KI-Kompetenz nach Art. 4 der Verordnung (EU) 2024/1689, seit 02.02.2025 in Kraft. In der Konstellation „rinqo als Anbieter, Kunde als Betreiber“ ist der Kunde verpflichtet, seine Mitarbeitenden zu schulen, die mit rinqo-Agenten arbeiten.

Für eine schnelle Erst-Orientierung stellen wir unverbindliche Textbausteine unter app.rinqo.de/compliance-muster bereit. Diese Muster sind ausdrücklich keine Rechtsberatung und ersetzen die Prüfung durch Datenschutzbeauftragte oder Anwälte des Verantwortlichen nicht.

14. Haftung und Haftungsausgleich

Art. 82 DSGVO bleibt unberührt. Setzt rinqo Sub-Prozessoren ein, haftet rinqo gegenüber dem Verantwortlichen für die Einhaltung der Datenschutzpflichten dieser Sub-Prozessoren wie für eigenes Handeln (Art. 28 Abs. 4 Satz 2 DSGVO). Im Übrigen gilt im Innenverhältnis die in den AGB geregelte Haftungsbegrenzung entsprechend, soweit gesetzlich zulässig.

15. Schlussbestimmungen

(1) Es gilt deutsches Recht. Gerichtsstand ist der Sitz von rinqo, soweit gesetzlich zulässig.

(2) Sollten einzelne Bestimmungen dieses AVV unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Anstelle der unwirksamen Bestimmung tritt eine Regelung, die dem Sinn und Zweck der unwirksamen Regelung wirtschaftlich am nächsten kommt.

(3) Änderungen oder Ergänzungen dieses AVV sowie aller seiner Bestandteile bedürfen mindestens der Textform.

(4) Bei Widersprüchen zwischen diesem AVV und den AGB oder sonstigen Vereinbarungen gehen in datenschutzrechtlichen Fragen die Regelungen dieses AVV vor.

Dieser AVV tritt mit Nutzung der Plattform in Kraft. Letzte Aktualisierung: 23. September 2026.