Compliance-Muster für Kunden

Chat-Assistent ({{Firmenname}} / rinqo)

Wir setzen auf dieser Website einen KI-gestützten Chat-Assistenten ein, der
von rinqo (Betriebs-Infrastruktur in Deutschland) bereitgestellt wird. Wenn
du den Chat öffnest, wird eine zufällige Besucher-Kennung im Speicher deines
Browsers (localStorage) abgelegt, damit dein Gesprächsverlauf erhalten bleibt
und wir Folgefragen zuordnen können. Diese Kennung enthält weder Name noch
E-Mail. Weitere Informationen und die Speicherdauer findest du in unserer
Datenschutzerklärung: {{Datenschutz-URL}}.

[ Ablehnen ]   [ Einstellungen ]   [ Einwilligen und Chat öffnen ]

KI-gestützter Chat-Assistent

Auf dieser Website setzen wir einen KI-gestützten Chat-Assistenten ein. Der
Dienst wird von rinqo betrieben (Anbieter-Angaben im abgeschlossenen
Auftragsverarbeitungsvertrag). rinqo verarbeitet die Chat-Inhalte in unserem
Auftrag gem. Art. 28 DSGVO auf Servern in Deutschland (Hetzner Online GmbH,
Falkenstein/Nürnberg).

Verarbeitete Daten: deine Chat-Nachrichten, technische Metadaten (Zeitstempel,
IP-Adresse gekürzt, User-Agent) und eine im Browser gespeicherte
Besucher-Kennung. Wenn du uns deine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer im
Chat mitteilst, werden auch diese zu den oben genannten Zwecken verarbeitet.

Zweck: Beantwortung deiner Anfragen, Leadqualifizierung, Terminvereinbarung
(sofern aktiviert). Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1
lit. a DSGVO sowie die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen nach Art. 6
Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Einwilligung kannst du jederzeit widerrufen, indem
du das Chat-Fenster schließt und die Besucher-Kennung im Browser löschst;
die bis dahin erfolgte Verarbeitung bleibt zulässig.

Speicherdauer: {{Speicherdauer in Tagen, z.B. 90}} Tage, soweit keine
gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z.B. §§ 147 AO, 257 HGB) eine längere
Speicherung erfordern.

Übermittlung an Dritte: Zur Beantwortung werden die Chat-Inhalte an die von
rinqo eingesetzten Sprachmodell-Anbieter übermittelt — AWS Bedrock (Claude)
(Amazon Web Services EMEA SARL, EU-Geo-Inferenzprofil Region Frankfurt;
die Verarbeitung verbleibt in EU-Regionen, kein Training auf Kundendaten)
sowie Azure OpenAI Service (Microsoft Ireland Operations Ltd., Verarbeitung
innerhalb der EU Data Boundary; Microsoft trainiert vertraglich nicht auf
Kundendaten). Bei Ausfällen übernimmt ersatzweise OVHcloud AI Endpoints
(OVH SAS, Frankreich — Verarbeitung ausschließlich in der EU).
Einen Überblick über die eingesetzten Dienste findest du unter
https://app.rinqo.de/sub-processors; die vollständige namentliche
Liste stellt dir {{Firmenname}} auf Anfrage bereit.

Hinweis nach EU AI Act Art. 50: Du interagierst mit einem KI-System, nicht
mit einem Menschen.

Du schreibst gerade mit einem KI-Assistenten von {{Firmenname}}. Mehr
Informationen zur Verarbeitung findest du in unserer Datenschutzerklärung.

KI-gestützter Telefon-Assistent

Wenn du uns unter der Nummer {{Rufnummer}} anrufst, nimmt ein KI-gestützter
Sprachassistent den Anruf entgegen. Der Dienst wird von rinqo in unserem
Auftrag gem. Art. 28 DSGVO bereitgestellt. Plattform, Datenbank, Redis und
Vector-Datenbank laufen ausschließlich auf Servern in Deutschland (Hetzner,
Falkenstein/Nürnberg); die Telefonie wird über Twilio Ireland Ltd. abgewickelt
(EU-PoP Dublin/Frankfurt). Zur Transkription nutzt rinqo Deepgram (EU-Region
Irland), zur Sprachsynthese KugelAudio (Berlin, Deutschland — Betrieb auf
europäischer Infrastruktur), für die Antwort-Generierung
OVHcloud AI Endpoints (OVH SAS, Frankreich — Verarbeitung ausschließlich
in der EU) sowie Azure OpenAI Service (Microsoft Ireland Operations Ltd.,
Verarbeitung in der EU Data Boundary — Microsoft trainiert vertraglich
nicht auf Kundendaten).
Übermittlungen in die USA (Twilio und Deepgram als Anbieter mit
US-Muttergesellschaften) erfolgen unter geeigneten Garantien:
Standardvertragsklauseln (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914) in
Verbindung mit dem EU-US Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss
vom 10.07.2023).

Verarbeitete Daten: deine gesprochenen Inhalte (transkribiert), die
Ausgabe des KI-Assistenten, die Rufnummer des Anrufers (soweit übermittelt),
Zeitstempel und technische Metadaten.

{{OPTIONAL, nur wenn Aufzeichnung aktiv: Sofern du hierzu zu Beginn des
Gesprächs eingewilligt hast, wird das Gespräch für Schulungs-,
Qualitätssicherungs- und Nachweiszwecke aufgezeichnet. Die Aufzeichnung
wird nach {{Aufbewahrung in Tagen, z.B. 30}} Tagen automatisch gelöscht.}}

Zweck: Beantwortung deiner Anfrage, Terminvereinbarung, Weiterleitung an
Mitarbeitende. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
(vorvertragliche bzw. vertragliche Maßnahmen) sowie, soweit aufgezeichnet
wird, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (deine ausdrückliche Einwilligung am
Anfang des Gesprächs). Die Einwilligung zur Aufzeichnung kannst du
jederzeit widerrufen, indem du uns unter {{Kontakt-E-Mail}} schreibst;
bis zum Widerruf erfolgte Aufzeichnungen bleiben zulässig.

Speicherdauer Transkripte: {{Speicherdauer in Tagen, z.B. 30}} Tage,
vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.

Einen Überblick über die eingesetzten Dienste findest du unter
https://app.rinqo.de/sub-processors; die vollständige namentliche
Liste stellt dir {{Firmenname}} auf Anfrage bereit.

Hinweis nach EU AI Act Art. 50: Du sprichst mit einem KI-System, nicht
mit einem Menschen. Dieser Hinweis wird zusätzlich zu Beginn jedes
Telefonats hörbar angesagt.

Guten Tag, hier ist {{Firmenname}}. Ich bin ein KI-Assistent und helfe dir
bei deinem Anliegen.

{{OPTIONAL, nur wenn Aufzeichnung aktiv: Dieses Gespräch wird zur
Qualitätssicherung aufgezeichnet. Wenn du damit nicht einverstanden bist,
sage bitte jetzt „Nein" — dann beende ich den Anruf und verbinde dich mit
unseren Mitarbeitenden.}}

Wie kann ich dir helfen?

KI-gestützte E-Mail-Bearbeitung

E-Mails an {{Postfach-Adresse}} werden durch einen KI-gestützten Assistenten
vorverarbeitet und beantwortet. Der Dienst wird von rinqo in unserem Auftrag
gem. Art. 28 DSGVO betrieben; Plattform, Datenbank und Vector-Datenbank
laufen auf Servern in Deutschland (Hetzner, Falkenstein/Nürnberg). Zur
Erzeugung der Antworten wird der Nachrichteninhalt an die von rinqo
eingesetzten Sprachmodell-Anbieter übermittelt — AWS Bedrock (Claude)
(Amazon Web Services EMEA SARL, EU-Geo-Inferenzprofil Region Frankfurt;
die Verarbeitung verbleibt in EU-Regionen, kein Training auf Kundendaten)
sowie Azure OpenAI Service (Microsoft Ireland Operations Ltd., Verarbeitung
in der EU Data Boundary; Microsoft trainiert vertraglich nicht auf
Kundendaten). Bei Ausfällen übernimmt ersatzweise OVHcloud AI Endpoints
(OVH SAS, Frankreich — Verarbeitung ausschließlich in der EU).
Einen Überblick über die eingesetzten Dienste findest du unter
https://app.rinqo.de/sub-processors; die vollständige namentliche Liste
inkl. Standorten und Rechtsgrundlagen stellt dir {{Firmenname}} auf Anfrage
bereit.

Verarbeitete Daten: Absenderadresse, Betreff, Nachrichteninhalt, Anhänge
(soweit auswertbar), Zeitstempel.

Zweck: Beantwortung deiner Anfrage, Kategorisierung, Weiterleitung an die
zuständige Person. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
(vorvertragliche bzw. vertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f
DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Korrespondenz); in diesem
Fall steht dir ein Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO zu.

Speicherdauer: {{Speicherdauer in Tagen, z.B. 180}} Tage, vorbehaltlich
gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (§§ 147 AO, 257 HGB).

Eine Liste der eingesetzten Sub-Prozessoren findest du unter
https://rinqo.de/sub-processors. Hinweis nach EU AI Act Art. 50: Die Antwort
wurde durch ein KI-System erstellt; ein entsprechender Hinweis wird im
Antwort-Text mitgeliefert.

Diese E-Mail wurde von einem KI-Assistenten von {{Firmenname}} vorbereitet
und geprüft. Wenn du mit unseren Mitarbeitenden sprechen möchtest, antworte
einfach mit „Mensch bitte" oder ruf uns unter {{Rufnummer}} an.
Datenschutzhinweise: {{Datenschutz-URL}}