Compliance-Muster für Kunden

KI-Chat (rinqo)

Auf dieser Website können Sie mit einem KI-Assistenten von {{Firmenname}}
schreiben. Sobald Sie die erste Nachricht senden, speichert Ihr Browser eine
zufällige Besucher-Kennung und die Kennung des Gesprächs (localStorage),
damit das Gespräch beim nächsten Besuch weitergehen kann. Bewerten Sie das
Gespräch, merkt sich Ihr Browser auch das. Die Kennungen enthalten weder
Namen noch E-Mail-Adresse. Die Besucher-Kennung bleibt gespeichert, bis Sie
den Speicher Ihres Browsers leeren. Mehr dazu in unserer
Datenschutzerklärung: {{Datenschutz-URL}}.

{{Nur bei proaktiven Nachrichten}} Zeigt der Chat von sich aus eine
Nachricht, merkt sich Ihr Browser, dass sie gezeigt wurde, damit sie nicht
erneut erscheint.

[ Ablehnen ]   [ Einstellungen ]   [ Chat erlauben ]

KI-Chat-Assistent

Auf dieser Website können Sie mit einem KI-Assistenten schreiben. Betrieben
wird er von rinqo, das die Daten in unserem Auftrag verarbeitet (Art. 28
DSGVO).

Verarbeitete Daten: Ihre Nachrichten und die Angaben, die Sie im Chat machen,
etwa Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, außerdem Zeitpunkt, gekürzte
IP-Adresse, Browser- und Gerätemerkmale und eine zufällige Besucher-Kennung,
die Ihr Browser ab der ersten Nachricht speichert.

Zweck und Rechtsgrundlage: Wir beantworten Ihre Fragen und
{{weitere Aufgaben, z.B. nehmen Anfragen auf und vereinbaren Termine}}.
Betrifft Ihre Anfrage einen Vertrag mit uns oder bereitet sie einen vor, ist
Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Im Übrigen stützen wir uns auf
unser berechtigtes Interesse, Anfragen schnell zu beantworten (Art. 6 Abs. 1
lit. f DSGVO); dem können Sie jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Die
Besucher-Kennung speichert Ihr Browser nur mit Ihrer Einwilligung (§ 25
Abs. 1 TDDDG). Sie können sie jederzeit in den {{Name deiner Cookie-Einstellungen}}
widerrufen.

Empfänger: rinqo setzt einen Hosting-Anbieter mit Rechenzentren in
Deutschland ein und KI-Dienste, die die Antworten erzeugen und die Daten in
der Europäischen Union verarbeiten. Die Namen nennen wir Ihnen auf Anfrage,
einen Überblick gibt https://app.rinqo.de/sub-processors. Vereinbarte Termine
tragen wir in unseren Kalender bei {{Kalenderanbieter, falls der Agent Termine vereinbart}} ein.

{{Nur für Praxen und andere Gesundheitsberufe}} Nennen Sie uns Angaben zu
Ihrer Gesundheit, verarbeiten wir sie nur, um Ihren Termin oder Ihre
Behandlung vorzubereiten (Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit § 22
Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG).

Speicherdauer: Wir löschen die Gespräche nach
{{Speicherdauer in Tagen, wie im Konto unter Daten eingestellt}} Tagen, soweit
keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht länger gilt.

Sie schreiben mit einem KI-System, nicht mit einem Menschen. Automatisierte
Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO trifft der Assistent nicht.

Sie schreiben mit einem KI-Assistenten von {{Firmenname}}. Wie wir Ihre
Angaben verarbeiten, steht in unserer Datenschutzerklärung:
{{Datenschutz-URL}}.

Einsatzbeschreibung: KI-Chat-Agent bei {{Firmenname}}
Stand: {{Datum}}. Verantwortlich: {{Name und Funktion}}

1. Wofür wir den Agenten einsetzen
Der Chat-Agent antwortet auf {{Website oder Seiten}}. Er beantwortet Fragen aus unserer Wissensbasis und übernimmt {{weitere Aufgaben, z.B. Anfragen aufnehmen, Termine vereinbaren}}.

2. Welche Daten er verarbeitet
Die Chat-Nachrichten, technische Angaben wie Zeitpunkt und Browser und die Angaben, die er abfragt: {{Felder, z.B. Name, E-Mail, Anliegen}}. rinqo verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter in der EU. Gespeichert werden sie {{Speicherdauer}}.

3. Was der Agent nicht tut
Er trifft keine Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung für Besucher. Er berät nicht {{Bereiche, z.B. medizinisch, rechtlich, steuerlich}} und sagt nichts zu, was nicht in der Wissensbasis steht. Er kann sich irren. Auskünfte mit Folgen prüfen wir selbst.

4. Wann er an einen Menschen übergibt
{{Übergaberegeln, z.B. bei Beschwerden, Kündigungen, auf Wunsch der Besucher}}. Übergabe an: {{Person oder Team, E-Mail}}. Dringende Fälle ({{Stichwörter}}) gehen an {{Bereitschaft}}.

5. Hinweis auf die KI
Im Chat steht dauerhaft sichtbar, dass eine KI antwortet. Dieser Hinweis lässt sich nicht abschalten.

6. Was das Team wissen muss
Wer mit Gesprächen und Übergaben des Agenten arbeitet, kennt diese Beschreibung, weiß, wo sie im Dashboard stehen, und meldet Fehler an {{Ansprechperson}}. Die Wissensbasis prüfen wir {{Rhythmus, z.B. monatlich}}.

{{Nur für Arztpraxen, Kanzleien, Steuerberatung und andere Berufsgeheimnisträger}}
7. Berufsgeheimnis
Der Agent bewertet keine Befunde, Mandate oder Steuerfälle und gibt keine Auskunft dazu. Wer als Berufsgeheimnisträger Dienstleister einbindet, verpflichtet sie zur Verschwiegenheit (§ 203 Abs. 4 Satz 2 Nr. 1 StGB, für Kanzleien § 43e BRAO, für die Steuerberatung § 62a StBerG). Wie das mit rinqo geregelt ist, steht im Auftragsverarbeitungsvertrag.

KI-Telefonassistent

Rufen Sie uns unter {{Rufnummer}} an, nimmt ein KI-Sprachassistent den Anruf
entgegen. Betrieben wird er von rinqo, das die Daten in unserem Auftrag
verarbeitet (Art. 28 DSGVO).

Verarbeitete Daten: Ihre Rufnummer, soweit sie übermittelt wird, das
Gesprochene, das für die Antwort in Echtzeit in Text umgewandelt wird, das
Transkript, eine Zusammenfassung des Gesprächs, Zeitpunkt und Dauer sowie die
Angaben, die Sie im Gespräch machen.

Zweck und Rechtsgrundlage: Wir nehmen Ihr Anliegen auf, beantworten Fragen
und {{weitere Aufgaben, z.B. vereinbaren Termine und nehmen Rückrufwünsche auf}}.
Betrifft Ihr Anruf einen Vertrag mit uns oder bereitet er einen vor, ist
Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Im Übrigen stützen wir uns auf
unser berechtigtes Interesse, Anrufe auch dann anzunehmen, wenn gerade
niemand frei ist (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); dem können Sie jederzeit
widersprechen (Art. 21 DSGVO).

{{Nur solange die Aufzeichnung eingeschaltet ist}} Aufzeichnung: Wir zeichnen
das Gespräch auf, um {{Zweck der Aufnahme, z.B. Anliegen genau nachvollziehen zu können}}.
Darauf weisen wir zu Beginn des Gesprächs hin. Sagen Sie dann „Nein“,
beenden wir das Gespräch und löschen die bis dahin entstandene Aufnahme.
Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie
nach diesem Hinweis erteilen, indem Sie das Gespräch fortsetzen. Sie können
sie jederzeit widerrufen, auch nach dem Gespräch unter {{Kontakt-E-Mail}};
dann löschen wir die Aufnahme.

{{Nur wenn der Agent auch anruft}} Anrufe von uns: Unser Assistent ruft Sie
an, um {{Anlässe, z.B. an einen Termin zu erinnern, einen Termin für morgen zu bestätigen, einen frei gewordenen Termin anzubieten oder einen verpassten Anruf zurückzurufen}}.
Er sagt zu Beginn, dass eine KI spricht, für wen er anruft und warum.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit der Anruf einen
Termin oder Vertrag mit Ihnen betrifft, sonst unser berechtigtes Interesse,
Ihr Anliegen zu klären (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Werbung machen wir in
diesen Anrufen nicht.

{{Nur für Praxen und andere Gesundheitsberufe}} Nennen Sie uns Angaben zu
Ihrer Gesundheit, verarbeiten wir sie nur, um Ihren Termin oder Ihre
Behandlung vorzubereiten (Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit § 22
Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG).

Empfänger: rinqo setzt einen Hosting-Anbieter mit Rechenzentren in
Deutschland ein, einen Telefonanbieter mit Sitz in der Europäischen Union,
der die Leitung stellt, und KI-Dienste für Spracherkennung, Antworten und
Sprachausgabe, die die Daten in der Europäischen Union verarbeiten. Die Namen
nennen wir Ihnen auf Anfrage, einen Überblick gibt
https://app.rinqo.de/sub-processors. Vereinbarte Termine tragen wir in
unseren Kalender bei {{Kalenderanbieter, falls der Agent Termine vereinbart}} ein.

Speicherdauer: Wir löschen Transkripte, Zusammenfassungen und Aufnahmen nach
{{Speicherdauer in Tagen, wie im Konto unter Daten eingestellt}} Tagen,
soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht länger gilt.

Sie sprechen mit einem KI-System, nicht mit einem Menschen. Automatisierte
Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO trifft der Assistent nicht.

Guten Tag, hier spricht der KI-Telefonagent von {{Firmenname}}. Dieses Gespräch wird
automatisch aufgezeichnet, verarbeitet und gespeichert. Wenn Sie das nicht
möchten, sagen Sie bitte Nein, dann beende ich das Gespräch. Hinweise zum
Datenschutz finden Sie unter {{Adresse deiner Datenschutzerklärung}}. Wie kann ich Ihnen helfen?

Einsatzbeschreibung: KI-Telefon-Agent bei {{Firmenname}}
Stand: {{Datum}}. Verantwortlich: {{Name und Funktion}}

1. Wofür wir den Agenten einsetzen
Der Telefon-Agent nimmt Anrufe unter {{Rufnummer}} an, und zwar {{Zeiten, z.B. außerhalb der Öffnungszeiten}}. Er beantwortet Fragen aus unserer Wissensbasis und übernimmt {{weitere Aufgaben, z.B. Termine vereinbaren, Rückrufwünsche aufnehmen}}.
{{Nur wenn der Agent auch anruft}} Er ruft außerdem selbst an, um {{Anlässe, z.B. an Termine zu erinnern, Termine für den nächsten Tag zu bestätigen, frei gewordene Termine anzubieten oder verpasste Anrufe zurückzurufen}}. In diesen Anrufen bietet er nichts an: Für Werbeanrufe braucht es eine ausdrückliche Einwilligung (§ 7 Abs. 2 Nr. 1 UWG).

2. Welche Daten er verarbeitet
Das gesprochene Anliegen, die Rufnummer der anrufenden Person und die Angaben, die er abfragt: {{Felder, z.B. Name, Anliegen, Rückrufnummer}}. rinqo verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter in der EU. Gespeichert werden sie {{Speicherdauer}}.

3. Was der Agent nicht tut
Er trifft keine Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung für Anrufende. Er berät nicht {{Bereiche, z.B. medizinisch, rechtlich, steuerlich}} und sagt nichts zu, was nicht in der Wissensbasis steht. Er kann sich irren. Auskünfte mit Folgen prüfen wir selbst.

4. Wann er an einen Menschen übergibt
{{Übergaberegeln, z.B. bei Beschwerden, Kündigungen, auf Wunsch der anrufenden Person}}. Übergabe an: {{Person oder Team, Rufnummer oder E-Mail}}. Dringende Fälle ({{Stichwörter}}) gehen an {{Bereitschaft}}.

5. Hinweis auf die KI
Die Begrüßung sagt, dass eine KI spricht, und weist auf Aufzeichnung und Verarbeitung hin. Wer die Begrüßung ändert, lässt beides stehen, auch das Wort „Nein“, auf das der Agent in den ersten Sekunden hört und dann das Gespräch beendet. Ausgehende Anrufe beginnen immer mit dem Hinweis, dass eine KI spricht, für wen sie anruft und warum.

6. Was das Team wissen muss
Wer mit Gesprächen und Übergaben des Agenten arbeitet, kennt diese Beschreibung, weiß, wo sie im Dashboard stehen, und meldet Fehler an {{Ansprechperson}}. Die Wissensbasis prüfen wir {{Rhythmus, z.B. monatlich}}.

{{Nur für Arztpraxen, Kanzleien, Steuerberatung und andere Berufsgeheimnisträger}}
7. Berufsgeheimnis
Der Agent bewertet keine Befunde, Mandate oder Steuerfälle und gibt keine Auskunft dazu. Wer als Berufsgeheimnisträger Dienstleister einbindet, verpflichtet sie zur Verschwiegenheit (§ 203 Abs. 4 Satz 2 Nr. 1 StGB, für Kanzleien § 43e BRAO, für die Steuerberatung § 62a StBerG). Wie das mit rinqo geregelt ist, steht im Auftragsverarbeitungsvertrag.

KI-Assistent für E-Mails

E-Mails an {{Postfach-Adresse}} bearbeitet ein KI-Assistent. Betrieben wird
er von rinqo, das die Daten in unserem Auftrag verarbeitet (Art. 28 DSGVO).
Der Assistent entwirft Antworten, die unsere Mitarbeitenden prüfen und
versenden.
{{Stattdessen, wenn der automatische Versand eingeschaltet ist}} Der
Assistent versendet Antworten selbst.

Verarbeitete Daten: Absenderadresse, Betreff, Nachrichtentext, Anhänge,
soweit sie sich auswerten lassen, und Zeitpunkt.

Zweck und Rechtsgrundlage: Wir beantworten Ihre Anfrage, ordnen sie ein und
leiten sie an die zuständige Person weiter. Betrifft Ihre Nachricht einen
Vertrag mit uns oder bereitet sie einen vor, ist Rechtsgrundlage Art. 6
Abs. 1 lit. b DSGVO. Im Übrigen stützen wir uns auf unser berechtigtes
Interesse, Korrespondenz zügig zu bearbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO);
dem können Sie jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).

{{Nur für Praxen und andere Gesundheitsberufe}} Schicken Sie uns Angaben zu
Ihrer Gesundheit, auch als Anhang, verarbeiten wir sie nur, um Ihren Termin
oder Ihre Behandlung vorzubereiten (Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung
mit § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG).

Empfänger: rinqo setzt einen Hosting-Anbieter mit Rechenzentren in
Deutschland ein und KI-Dienste, die die Antworten entwerfen und die Daten in
der Europäischen Union verarbeiten. Die Namen nennen wir Ihnen auf Anfrage,
einen Überblick gibt https://app.rinqo.de/sub-processors.

Speicherdauer: Wir löschen die Nachrichten nach
{{Speicherdauer in Tagen, wie im Konto unter Daten eingestellt}} Tagen,
soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht länger gilt, etwa für
Geschäftsbriefe nach § 257 HGB.

Antworten, die der Assistent erstellt, tragen einen Hinweis darauf.
Automatisierte Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO trifft er nicht.

Lieber mit einem Menschen schreiben? Antworten Sie mit „Mensch bitte“, dann
meldet sich jemand aus unserem Team, oder rufen Sie uns an: {{Rufnummer}}.
Hinweise zum Datenschutz: {{Datenschutz-URL}}

Einsatzbeschreibung: KI-E-Mail-Agent bei {{Firmenname}}
Stand: {{Datum}}. Verantwortlich: {{Name und Funktion}}

1. Wofür wir den Agenten einsetzen
Der E-Mail-Agent bearbeitet Nachrichten an {{E-Mail-Adresse}}. Er beantwortet Fragen aus unserer Wissensbasis. Voreingestellt schreibt er Entwürfe, die {{Name oder Team}} prüft und versendet. {{Nur wenn der automatische Versand eingeschaltet ist}} Er versendet Antworten selbst.

2. Welche Daten er verarbeitet
Die eingehenden Nachrichten mit Absender, Betreff und Anhängen sowie die Antworten. rinqo verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter in der EU. Gespeichert werden sie {{Speicherdauer}}.

3. Was der Agent nicht tut
Er trifft keine Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung für Absender. Er berät nicht {{Bereiche, z.B. medizinisch, rechtlich, steuerlich}} und sagt nichts zu, was nicht in der Wissensbasis steht. Er kann sich irren. Auskünfte mit Folgen prüfen wir selbst.

4. Wann er an einen Menschen übergibt
{{Übergaberegeln, z.B. bei Beschwerden, Kündigungen, Rechnungsfragen}}. Übergabe an: {{Person oder Team, E-Mail}}. Dringende Fälle ({{Stichwörter}}) gehen an {{Bereitschaft}}.

5. Hinweis auf die KI
Jede Antwort trägt einen Hinweis, dass ein KI-Assistent sie erstellt hat. Dieser Hinweis lässt sich nicht abschalten.

6. Was das Team wissen muss
Wer Antworten freigibt oder Übergaben bearbeitet, kennt diese Beschreibung, weiß, wo sie im Dashboard stehen, und meldet Fehler an {{Ansprechperson}}. Die Wissensbasis prüfen wir {{Rhythmus, z.B. monatlich}}.

{{Nur für Arztpraxen, Kanzleien, Steuerberatung und andere Berufsgeheimnisträger}}
7. Berufsgeheimnis
Der Agent bewertet keine Befunde, Mandate oder Steuerfälle und gibt keine Auskunft dazu. Wer als Berufsgeheimnisträger Dienstleister einbindet, verpflichtet sie zur Verschwiegenheit (§ 203 Abs. 4 Satz 2 Nr. 1 StGB, für Kanzleien § 43e BRAO, für die Steuerberatung § 62a StBerG). Wie das mit rinqo geregelt ist, steht im Auftragsverarbeitungsvertrag.