Compliance-Muster für Kunden

Chat-Assistent ({{Firmenname}} / rinqo)

Wir setzen auf dieser Website einen KI-gestützten Chat-Assistenten ein, der
von rinqo (Betriebs-Infrastruktur in Deutschland) bereitgestellt wird. Wenn
du den Chat öffnest, wird eine zufällige Besucher-Kennung im Speicher deines
Browsers (localStorage) abgelegt, damit dein Gesprächsverlauf erhalten bleibt
und wir Folgefragen zuordnen können. Diese Kennung enthält weder Name noch
E-Mail. Weitere Informationen und die Speicherdauer findest du in unserer
Datenschutzerklärung: {{Datenschutz-URL}}.

[ Ablehnen ]   [ Einstellungen ]   [ Einwilligen und Chat öffnen ]

KI-gestützter Chat-Assistent

Auf dieser Website setzen wir einen KI-gestützten Chat-Assistenten ein. Der
Dienst wird von rinqo betrieben (Anbieter-Angaben im abgeschlossenen
Auftragsverarbeitungsvertrag). rinqo verarbeitet die Chat-Inhalte in unserem
Auftrag gem. Art. 28 DSGVO auf Servern in Deutschland (Hetzner Online GmbH,
Falkenstein/Nürnberg).

Verarbeitete Daten: deine Chat-Nachrichten, technische Metadaten (Zeitstempel,
IP-Adresse gekürzt, User-Agent) und eine im Browser gespeicherte
Besucher-Kennung. Wenn du uns deine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer im
Chat mitteilst, werden auch diese zu den oben genannten Zwecken verarbeitet.

Zweck: Beantwortung deiner Anfragen, Leadqualifizierung, Terminvereinbarung
(sofern aktiviert). Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1
lit. a DSGVO sowie die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen nach Art. 6
Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Einwilligung kannst du jederzeit widerrufen, indem
du das Chat-Fenster schließt und die Besucher-Kennung im Browser löschst;
die bis dahin erfolgte Verarbeitung bleibt zulässig.

Speicherdauer: {{Speicherdauer in Tagen, z.B. 90}} Tage, soweit keine
gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z.B. §§ 147 AO, 257 HGB) eine längere
Speicherung erfordern.

Übermittlung an Dritte: Zur Beantwortung werden die Chat-Inhalte an den von
rinqo eingesetzten Sprachmodell-Anbieter übermittelt: Scaleway Generative APIs
(Scaleway SAS, Iliad-Gruppe, Rechenzentren in Frankreich; Verarbeitung
ausschließlich in der EU, kein Training auf Kundendaten). Bei Ausfällen übernimmt ersatzweise
OVHcloud AI Endpoints (OVH SAS, Frankreich, ebenfalls ausschließlich in
der EU). Anbieter mit Sitz oder Konzernmutter außerhalb der EU sind an
dieser Verarbeitung nicht beteiligt.
Einen Überblick über die eingesetzten Dienste findest du unter
https://app.rinqo.de/sub-processors; die vollständige namentliche
Liste stellt dir {{Firmenname}} auf Anfrage bereit.

Hinweis nach EU AI Act Art. 50: Du interagierst mit einem KI-System, nicht
mit einem Menschen.

Du schreibst gerade mit einem KI-Assistenten von {{Firmenname}}. Mehr
Informationen zur Verarbeitung findest du in unserer Datenschutzerklärung.

Einsatzbeschreibung: KI-Chat-Agent bei {{Firmenname}}
Stand: {{Datum}}. Verantwortlich: {{Name und Funktion}}

1. Wofür wir den Agenten einsetzen
Der Chat-Agent antwortet auf {{Website oder Seiten}}. Er beantwortet Fragen aus unserer Wissensbasis und übernimmt {{weitere Aufgaben, z.B. Anfragen aufnehmen, Termine vereinbaren}}.

2. Welche Daten er verarbeitet
Die Chat-Nachrichten, technische Angaben wie Zeitpunkt und Browser und die Angaben, die er abfragt: {{Felder, z.B. Name, E-Mail, Anliegen}}. rinqo verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter in der EU. Gespeichert werden sie {{Speicherdauer}}.

3. Was der Agent nicht tut
Er trifft keine Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung für Besucher. Er berät nicht {{Bereiche, z.B. medizinisch, rechtlich, steuerlich}} und sagt nichts zu, was nicht in der Wissensbasis steht. Er kann sich irren. Auskünfte mit Folgen prüfen wir selbst.

4. Wann er an einen Menschen übergibt
{{Übergaberegeln, z.B. bei Beschwerden, Kündigungen, auf Wunsch der Besucher}}. Übergabe an: {{Person oder Team, E-Mail}}. Dringende Fälle ({{Stichwörter}}) gehen an {{Bereitschaft}}.

5. Hinweis auf die KI
Im Chat steht dauerhaft sichtbar, dass eine KI antwortet. Dieser Hinweis lässt sich nicht abschalten.

6. Was das Team wissen muss
Wer mit Gesprächen und Übergaben des Agenten arbeitet, kennt diese Beschreibung, weiß, wo sie im Dashboard stehen, und meldet Fehler an {{Ansprechperson}}. Die Wissensbasis prüfen wir {{Rhythmus, z.B. monatlich}}.

KI-gestützter Telefon-Assistent

Wenn du uns unter der Nummer {{Rufnummer}} anrufst, nimmt ein KI-gestützter
Sprachassistent den Anruf entgegen. Der Dienst wird von rinqo in unserem
Auftrag gem. Art. 28 DSGVO bereitgestellt. Plattform, Datenbank, Redis und
Vector-Datenbank laufen ausschließlich auf Servern in Deutschland (Hetzner,
Falkenstein/Nürnberg). Die technische Anlieferung des Anrufs übernimmt ein
Telekommunikationsanbieter mit Sitz in der Europäischen Union; welcher das
ist, weist die jeweils aktuelle Übersicht unter
https://app.rinqo.de/sub-processors aus.

Zur Transkription des Gesprochenen nutzt rinqo Gladia (Gladia SAS,
Frankreich, Verarbeitung in der EU-Region). Die Sprachausgabe erzeugt
KugelAudio (KugelAudio GmbH, Berlin, Betrieb auf europäischer
Infrastruktur). Die Antworten erzeugen Scaleway Generative APIs
(Scaleway SAS, Frankreich) und OVHcloud AI Endpoints (OVH SAS,
Frankreich). Diese Dienste verarbeiten ausschließlich innerhalb der
Europäischen Union und trainieren vertraglich nicht auf Kundendaten.
Eine Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland außerhalb der
Europäischen Union findet im Rahmen des Telefon-Agenten nicht statt.

Verarbeitete Daten: deine gesprochenen Inhalte (transkribiert), die
Ausgabe des KI-Assistenten, die Rufnummer des Anrufers (soweit übermittelt),
Zeitstempel und technische Metadaten.

{{OPTIONAL, nur wenn Aufzeichnung aktiv: Sofern du hierzu zu Beginn des
Gesprächs eingewilligt hast, wird das Gespräch für Schulungs-,
Qualitätssicherungs- und Nachweiszwecke aufgezeichnet. Die Aufzeichnung
wird nach {{Aufbewahrung in Tagen, z.B. 30}} Tagen automatisch gelöscht.}}

Zweck: Beantwortung deiner Anfrage, Terminvereinbarung, Weiterleitung an
Mitarbeitende. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
(vorvertragliche bzw. vertragliche Maßnahmen) sowie, soweit aufgezeichnet
wird, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (deine ausdrückliche Einwilligung am
Anfang des Gesprächs). Die Einwilligung zur Aufzeichnung kannst du
jederzeit widerrufen, indem du uns unter {{Kontakt-E-Mail}} schreibst;
bis zum Widerruf erfolgte Aufzeichnungen bleiben zulässig.

Speicherdauer Transkripte: {{Speicherdauer in Tagen, z.B. 30}} Tage,
vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.

Einen Überblick über die eingesetzten Dienste findest du unter
https://app.rinqo.de/sub-processors; die vollständige namentliche
Liste stellt dir {{Firmenname}} auf Anfrage bereit.

Hinweis nach EU AI Act Art. 50: Du sprichst mit einem KI-System, nicht
mit einem Menschen. Dieser Hinweis wird zusätzlich zu Beginn jedes
Telefonats hörbar angesagt.

Guten Tag, hier ist {{Firmenname}}. Ich bin ein KI-Assistent und helfe dir
bei deinem Anliegen.

{{OPTIONAL, nur wenn Aufzeichnung aktiv: Dieses Gespräch wird zur
Qualitätssicherung aufgezeichnet. Wenn du damit nicht einverstanden bist,
sage bitte jetzt „Nein“. Dann beende ich die Aufzeichnung und verbinde dich mit
unseren Mitarbeitenden.}}

Wie kann ich dir helfen?

Einsatzbeschreibung: KI-Telefon-Agent bei {{Firmenname}}
Stand: {{Datum}}. Verantwortlich: {{Name und Funktion}}

1. Wofür wir den Agenten einsetzen
Der Telefon-Agent nimmt Anrufe unter {{Rufnummer}} an, und zwar {{Zeiten, z.B. außerhalb der Öffnungszeiten}}. Er beantwortet Fragen aus unserer Wissensbasis und übernimmt {{weitere Aufgaben, z.B. Termine vereinbaren, Rückrufwünsche aufnehmen}}.

2. Welche Daten er verarbeitet
Das gesprochene Anliegen, die Rufnummer der anrufenden Person und die Angaben, die er abfragt: {{Felder, z.B. Name, Anliegen, Rückrufnummer}}. rinqo verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter in der EU. Gespeichert werden sie {{Speicherdauer}}.

3. Was der Agent nicht tut
Er trifft keine Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung für Anrufende. Er berät nicht {{Bereiche, z.B. medizinisch, rechtlich, steuerlich}} und sagt nichts zu, was nicht in der Wissensbasis steht. Er kann sich irren. Auskünfte mit Folgen prüfen wir selbst.

4. Wann er an einen Menschen übergibt
{{Übergaberegeln, z.B. bei Beschwerden, Kündigungen, auf Wunsch der anrufenden Person}}. Übergabe an: {{Person oder Team, Rufnummer oder E-Mail}}. Dringende Fälle ({{Stichwörter}}) gehen an {{Bereitschaft}}.

5. Hinweis auf die KI
Die Begrüßung sagt, dass eine KI spricht. Wer die Begrüßung ändert, lässt diesen Hinweis stehen.

6. Was das Team wissen muss
Wer mit Gesprächen und Übergaben des Agenten arbeitet, kennt diese Beschreibung, weiß, wo sie im Dashboard stehen, und meldet Fehler an {{Ansprechperson}}. Die Wissensbasis prüfen wir {{Rhythmus, z.B. monatlich}}.

KI-gestützte E-Mail-Bearbeitung

E-Mails an {{Postfach-Adresse}} werden durch einen KI-gestützten Assistenten
vorverarbeitet und beantwortet. Der Dienst wird von rinqo in unserem Auftrag
gem. Art. 28 DSGVO betrieben; Plattform, Datenbank und Vector-Datenbank
laufen auf Servern in Deutschland (Hetzner, Falkenstein/Nürnberg). Zur
Erzeugung der Antworten wird der Nachrichteninhalt an die von rinqo
eingesetzten Sprachmodell-Anbieter übermittelt: Scaleway Generative APIs
(Scaleway SAS, Iliad-Gruppe, Rechenzentren in Frankreich; Verarbeitung
ausschließlich in der EU, kein Training auf Kundendaten). Bei Ausfällen übernimmt ersatzweise
OVHcloud AI Endpoints (OVH SAS, Frankreich, ebenfalls ausschließlich in
der EU). Anbieter mit Sitz oder Konzernmutter außerhalb der EU sind an
dieser Verarbeitung nicht beteiligt.
Einen Überblick über die eingesetzten Dienste findest du unter
https://app.rinqo.de/sub-processors; die vollständige namentliche Liste
inkl. Standorten und Rechtsgrundlagen stellt dir {{Firmenname}} auf Anfrage
bereit.

Verarbeitete Daten: Absenderadresse, Betreff, Nachrichteninhalt, Anhänge
(soweit auswertbar), Zeitstempel.

Zweck: Beantwortung deiner Anfrage, Kategorisierung, Weiterleitung an die
zuständige Person. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
(vorvertragliche bzw. vertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f
DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Korrespondenz); in diesem
Fall steht dir ein Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO zu.

Speicherdauer: {{Speicherdauer in Tagen, z.B. 180}} Tage, vorbehaltlich
gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (§§ 147 AO, 257 HGB).

Eine Liste der eingesetzten Sub-Prozessoren findest du unter
https://rinqo.de/sub-processors. Hinweis nach EU AI Act Art. 50: Die Antwort
wurde durch ein KI-System erstellt; ein entsprechender Hinweis wird im
Antwort-Text mitgeliefert.

Diese E-Mail wurde von einem KI-Assistenten von {{Firmenname}} vorbereitet
und geprüft. Wenn du mit unseren Mitarbeitenden sprechen möchtest, antworte
einfach mit „Mensch bitte" oder ruf uns unter {{Rufnummer}} an.
Datenschutzhinweise: {{Datenschutz-URL}}

Einsatzbeschreibung: KI-E-Mail-Agent bei {{Firmenname}}
Stand: {{Datum}}. Verantwortlich: {{Name und Funktion}}

1. Wofür wir den Agenten einsetzen
Der E-Mail-Agent bearbeitet Nachrichten an {{E-Mail-Adresse}}. Er beantwortet Fragen aus unserer Wissensbasis. Antworten gehen {{automatisch raus oder erst nach Freigabe durch Name oder Team}}.

2. Welche Daten er verarbeitet
Die eingehenden Nachrichten mit Absender, Betreff und Anhängen sowie die Antworten. rinqo verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter in der EU. Gespeichert werden sie {{Speicherdauer}}.

3. Was der Agent nicht tut
Er trifft keine Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung für Absender. Er berät nicht {{Bereiche, z.B. medizinisch, rechtlich, steuerlich}} und sagt nichts zu, was nicht in der Wissensbasis steht. Er kann sich irren. Auskünfte mit Folgen prüfen wir selbst.

4. Wann er an einen Menschen übergibt
{{Übergaberegeln, z.B. bei Beschwerden, Kündigungen, Rechnungsfragen}}. Übergabe an: {{Person oder Team, E-Mail}}. Dringende Fälle ({{Stichwörter}}) gehen an {{Bereitschaft}}.

5. Hinweis auf die KI
Jede Antwort trägt einen Hinweis, dass ein KI-Assistent sie erstellt hat. Dieser Hinweis lässt sich nicht abschalten.

6. Was das Team wissen muss
Wer Antworten freigibt oder Übergaben bearbeitet, kennt diese Beschreibung, weiß, wo sie im Dashboard stehen, und meldet Fehler an {{Ansprechperson}}. Die Wissensbasis prüfen wir {{Rhythmus, z.B. monatlich}}.