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Datenformate für Export und Anbieterwechsel

Hier steht, in welchen Formaten und Strukturen du deine Daten von rinqo mitnehmen kannst, ob du sie selbst exportierst oder zu einem anderen Anbieter wechselst (Art. 26 Buchst. b der Verordnung (EU) 2023/2854, „Data Act“). Beschrieben ist die Exportdatei so, wie rinqo sie heute schreibt.

1. Die Exportdatei

Der Inhaber des Kontos lädt sie jederzeit selbst herunter, unter Konto → Daten & Datenschutz → Datenexport, auch wenn kein Abo mehr läuft.

  • Format: JSON nach RFC 8259, Zeichenkodierung UTF-8, eine Datei.
  • Dateiname: Name der Firma und Tag des Exports, zum Beispiel rinqo-export-Muster GmbH-2026-09-28.json.
  • Formatkennung: Feld format, derzeit rinqo-dsgvo-export-v1.
  • Zeitangaben: ISO 8601 in koordinierter Weltzeit (UTC), zum Beispiel 2026-09-28T09:15:00.000Z. Das Feld exportedAt nennt den Zeitpunkt des Exports.
  • Kennungen: id und agentId sind Zeichenketten und verbinden die Bereiche, etwa ein Chat-Gespräch mit dem Agenten, der es geführt hat.
  • Felder ohne Wert stehen als null in der Datei.
  • Sehr große Bestände begrenzt die Datei je Bereich. Welche Bereiche dann unvollständig sind, steht im Feld truncated; es fehlt, solange die Datei vollständig ist. Den Rest stellen wir auf Anfrage bereit (Abschnitt 3).

2. Aufbau der Datei

Die Datei ist ein Objekt mit den folgenden Bereichen. Jeder Bereich außer organization ist eine Liste; die Felder gelten für jeden Eintrag.

organization: Firma

Deine Firma, wie sie im Konto angelegt ist.

Felder: id, name, companyName, industry, plan, createdAt

agents: KI-Agenten

Jeder Agent mit seinen Anweisungen (systemPrompt) und seiner Begrüßung (openingMessage).

Felder: id, name, type, status, systemPrompt, openingMessage, company, createdAt

contacts: Kontakte

Die Kontakte im Konto, mit dem ersten und letzten Kontakt und wie oft sie mit deinen Agenten in Kontakt waren.

Felder: id, name, email, phone, tags, firstInteractionAt, lastInteractionAt, interactionCount

chatSessions: Chat-Gespräche

Jedes Chat-Gespräch mit den Angaben der Besucher, einer Zusammenfassung und allen Nachrichten.

Felder: id, agentId, visitorName, visitorEmail, visitorPhone, status, summary, startedAt, endedAt, messages

Je Eintrag in messages: role, content, createdAt

voiceCalls: Anrufe

Jeder Anruf mit der Nummer des Anrufers, der Dauer in Sekunden (duration), einer Zusammenfassung, dem Gesprächsverlauf (messages) und der Transkription (transcriptions; startTime und endTime in Sekunden ab Beginn des Anrufs). Hat der Anrufer der Verarbeitung widersprochen (Art. 21 DSGVO, processingObjection), stehen nur die Eckdaten des Anrufs in der Datei.

Felder: id, callerNumber, status, duration, startedAt, endedAt, processingObjection, summary, messages, transcriptions

Je Eintrag in messages: role, content, createdAt

Je Eintrag in transcriptions: text, language, startTime, endTime, createdAt

emailThreads: E-Mail-Verläufe

Jeder Verlauf mit Absender, Betreff, einer Zusammenfassung und allen Nachrichten.

Felder: id, agentId, senderEmail, senderName, subject, status, summary, messages

Je Eintrag in messages: direction, from, to, subject, body, createdAt

knowledgeBases: Wissensdatenbank

Jede Quelle mit dem Text ihrer Einträge (entries). Quellen, die eine Person nur für sich angelegt hat, gehören nicht zur Firma und fehlen deshalb.

Felder: id, name, type, status, url, createdAt, entries

Je Eintrag in entries: id, title, content, tags, createdAt

tokenTransactions: Verbrauchsbuchungen

Buchungen zum Verbrauch mit Art, Menge, Beschreibung und Zeitpunkt.

Felder: type, amount, description, createdAt

auditLogs: Protokoll

Die Vorgänge im Konto mit Art des Vorgangs, betroffenem Objekt, Zusatzangaben und Zeitpunkt.

Felder: action, resource, resourceType, metadata, createdAt

consentRecords: Einwilligungen

Nachweise, dass Anrufer und Besucher gefragt wurden, etwa ob ein Anruf aufgezeichnet werden darf, und was sie geantwortet haben. Die Person steht darin nicht mit Namen, sondern als SHA-256-Prüfwert ihrer Kennung (subjectHash), etwa ihrer Telefonnummer.

Felder: id, organizationId, subjectHash, channel, consentType, granted, textVersion, ipAddress, userAgent, method, metadata, grantedAt, revokedAt, createdAt

notifications: Benachrichtigungen

Die Benachrichtigungen im Konto.

Felder: id, organizationId, type, title, message, actionUrl, read, createdAt

followUps: Nachrichten nach dem Gespräch

Nachrichten, die deine Agenten nach einem Gespräch verschicken, mit Kanal, Empfänger, Status und Versandzeit.

Felder: id, agentId, channel, templateKey, recipient, status, createdAt, sentAt

3. Auf Anfrage

Was nicht in die Datei passt, stellen wir dir auf Anfrage an hello@rinqo.de innerhalb von 14 Tagen bereit, ohne Entgelt (AGB Abschnitt 7 Abs. 3):

  • Gesprächsaufnahmen, soweit die Aufnahme eingeschaltet war: je Anruf eine WAV-Datei (RIFF, 16-Bit-PCM, eine Spur mit beiden Gesprächsseiten), dazu die Zuordnung zum Feld id in voiceCalls.
  • Hochgeladene Dateien der Wissensdatenbank in dem Format, in dem sie hochgeladen wurden, solange die Quelle besteht.
  • Einbettungen der Wissensdatenbank als JSON-Datei: je Textabschnitt der Zahlenvektor, der Name des Modells, das ihn berechnet hat, und die Kennung des Eintrags aus knowledgeBases (Feld id in entries).
  • Was über die Grenzen der Exportdatei hinausgeht, und alle übrigen Daten deines Kontos, als JSON-Datei nach denselben Regeln wie in Abschnitt 1.

4. Nicht enthalten

Nicht enthalten ist der Suchindex, mit dem rinqo die Einbettungen durchsucht; er lässt sich aus den Einbettungen jederzeit neu berechnen.